Los chatbots están cambiando la comunicación interna de las empresas

Los chatbots han demostrado ser una herramienta confiable que puede para incrementar las ventas y mejorar los esfuerzos de marketing. Hoy en día, cientos de empresas ya están aprovechando el poder de los asistentes virtuales IA. Aunque la mayoría de estas organizaciones las utilizan para ayudar a los consumidores, otras también han comenzado a utilizarlas como una herramienta interna para el crecimiento y optimización interna de sus empresas.

Chatbots como herramientas internas de las empresas

Con el desarrollo de aplicaciones de mensajería orientadas a los negocios como Slack, el escenario está preparado para que los chatbots revolucionen la forma en que hacemos negocios. Los slackbots que están diseñados para ayudar a los empleados de una empresa a menudo se denominan chatbots internos, y pueden ayudar a sus empleados respondiendo a las preguntas y proporcionando soluciones cuando lo necesiten.

Para entenderlo de mejor manera y ver las ventajas que tiene utilizar un slackbot, una pequeña explicación sobre lo que son:

¿Qué son los chatbots?

Son herramientas de software que están diseñadas para ayudar a los usuarios a llevar a cabo diferentes tareas implementando el aprendizaje automático y la inteligencia artificial (IA). Esto significa que los bots pueden interactuar con los empleados y ayudarlos sin la ayuda de otro ser humano.

La razón principal por la que se utilizan los chatbots internos, y su aplicación más obvia, es para mejorar las comunicaciones en toda la empresa. Además, son capaces de llevar a cabo una amplia gama de tareas que tienen un gran impacto en las organizaciones.

Dicho esto, para poder establecer un chatbot interno exitoso, hay que invertir una cantidad significativa de tiempo y esfuerzo en su desarrollo y optimizarlo regularmente. Pero en resumen las ventajas son muchas y variadas, como las 10 siguientes:
1. Mejorar las comunicaciones.
Las empresas que emplean Slack por ejemplo, a menudo tienen una buena comunicación, y emplear un chatbot puede mejorar esto en general. En lugar de depender de que los miembros de su equipo respondan a las consultas o programen citas, los chatbots internos pueden ayudar a organizar reuniones y proporcionar información instantáneamente.

2. Centralizar las tareas.
Aunque los chatbots internos no deben reemplazar piezas importantes de software, como los CRM, pueden ayudar a centralizar todas las aplicaciones empresariales y trabajar como un oráculo para su empresa. En lugar de tener que cambiar de un programa a otro, los empleados podrán hacer una pregunta directamente del chatbot interno o simplemente pedirles que realicen las tareas que necesiten.

3. Sincronizar todas las áreas.
Los modelos de negocio eficaces dividen sus operaciones en departamentos específicos. La mayoría de las veces, cada departamento es tratado independientemente, lo que puede crear problemas de sincronización y resultar en experiencias negativas. Los chatbots internos puede sincronizar todos los departamentos enviando notificaciones masivas, confirmando que se entregan y respondiendo a cualquier pregunta sobre cualquier cambio que se haya hecho.

4. Proporcionar un asistente personal para todo el equipo.
Tradicionalmente, sólo los líderes empresariales han tenido acceso a un asistente personal. Sin embargo, si se implementa un chatbot interno, se permitirá a todos los empleados tener un asistente dedicado a que les ayude con sus tareas sin tener que contratar nuevos miembros del equipo.

5. Analizar el Big Data.
Los grandes datos (Big data) juegan un papel vital en el éxito de la mayoría de las organizaciones. Dicho esto, a menudo es necesario contratar analistas y dedicar horas de mano de obra para interpretarlos. Los chatbots internos pueden ayudarle a ordenar y analizar el Big data en cuestión de horas o minutos. La mejor parte es que pueden presentar sus conclusiones de manera lógica a los responsables de la toma de decisiones, a los miembros del equipo pertinente o a toda la organización, según sea necesario.

6. Simplificar las tareas.
Son muchas las tareas repetitivas y monótonas, pero esenciales para el funcionamiento de cualquier empresa. Los chatbots internos pueden ayudar a simplificar estas tareas porque pueden llevar a cabo la mayoría, si no todas ellas. Basta con configurar su bot para que se ocupe automáticamente de ellas o dar instrucciones directas cada vez que lo necesite para llevar a cabo estas acciones.

7. Mantener a los trabajadores informados.
Los empleados que se sienten parte de un equipo tienden a desempeñarse mejor. La mejor manera de motivar a los trabajadores es manteniéndolos informados sobre todos los cambios y decisiones, independientemente de lo pequeños que sean. Los chatbots internos pueden ayudar a mantener a todos los empleados actualizados y le permitirá saber si hay preguntas recurrentes que necesitan ser respondidas inmediatamente.

8. Mejorar la escalabilidad.
El principal problema con muchas herramientas para el crecimiento es que no tienen la intención de crecer. Los bots están diseñados para interactuar con miles de usuarios simultáneamente, por lo que proporcionan una herramienta impresionante que crecerá con su empresa en cada paso del camino.

9. Minimizar el tiempo de respuesta.
Debido a que mejoran las comunicaciones, ayudan a sus empleados a administrar su tiempo y evitan la necesidad de ciertas acciones, los chatbots pueden reducir en gran medida el tiempo de respuesta y producción sin afectar la calidad.

10. Promover aplicaciones B2B.
Las empresas que ofrecen servicios y productos a otras empresas pueden utilizar chatbots internos para crear una experiencia más fluida y sin fisuras para sus clientes. En lugar de sobrecargar al equipo de ventas, puede permitir que el bot responda a preguntas B2B y programarlas para que filtren al representante de ventas una vez que los clientes potenciales hayan mostrado un interés legítimo en los productos o servicios.

Conclusión:
Si está buscando la manera más efectiva de mejorar el rendimiento general de su empresa, implementar un chatbot interno puede ayudarle a organizar su negocio y asegurarse de que todos estén en la misma sintonía.

Fuente: Entrepeneur

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